ANL DOCUMENTACAO JR

Missão do Cargo

Executar tarefas de baixa complexidade, referentes ao controle e tramitação da documentação de projetos. O cargo é responsável pela garantia da qualidade da emissão, cadastro, distribuição e armazenamento dos documentos produzidos nos projetos. Trabalha sob supervisão direta.

Descrição dos Cargos

• Verificar e garantir a utilização dos modelos e da formatação dos documentos, em linha com procedimentos estabelecidos nos projetos/propostas e/ou diretrizes coorporativas.
• Configurar e manter o sistema de gerenciamento de documentos.
• Processar a documentação recebida (Distribuição, arquivamento, controle de revisões) e de saída (Distribuição ao cliente e fornecedores / terceiros, arquivamento, controle de revisões).
• Atividades gerais de controle de documentos, digitalização, análise de conformidade dos documentos de fornecedores com os padrões do projeto em matéria de numeração e todos os outros aspectos relacionados à qualidade do documento.
• Comunicar e colaborar com Equipes de Projetos, fornecedores / terceiros para definir padrões, sistemas, fluxo eficiente de documentação.
• Produzir relatórios internos e externos (Clientes e Fornecedores). Redigir relatórios, correspondências, atas.
• Apoiar à equipe do Projeto/Proposta na elaboração do MDR, e gerar atualizações periódicas. Monitoramento do progresso da documentação em cooperação com o planejador do projeto/proposta.
• Participar e responder auditorias caso seja selecionado. 
• Participar na definição e elaboração do índice do Databook de Projeto.
• Compilar os registros para gerar o Databook de Projeto, assim como criar os indicadores (bookmark) no formato pdf. 
• Migrar arquivos e executar tarefas administrativas (se necessário).
• Contatar o cliente, discutindo assuntos relacionados ao envio/recebimentos dos documentos pertinentes ao projeto. 
• Participar da elaboração de manuais e procedimentos internos. 
• Preparar pacote de desenhos para envio, aplicável a determinados projetos.
• Elaborar Matriz de Distribuição de Documentos do projeto/proposta, com auxílio do coordenador do projeto/proposta.
• Participar da Kick-off Meeting do Projeto, contribuindo na preparação da mesma, nas questões referentes à documentação.
• Participar de reuniões do time de gerenciamento do projeto/proposta, sobre assuntos relacionados à área de documentação, discutindo formas de emissão, recebimento e distribuição de documentos, visando à interface necessária ao desenvolvimento dos serviços.
  • Location: Eco Sapucaí-RJ

Você é adequado para este trabalho se:

• Superior Completo em Arquivologia ou Administração;
• Inglês Básico;
• Experiência com Pacotte Office.;
• Conhecimento em Opentext, OneDrive, Sharepoint, Azure, Sigem,  SAP entre outros;
• Conhecimento de metodologias de documentação;
• Desejável experiência em controle de documentos em projetos de O&G.

Skills