General Assistant III (GJOB046003 | 11.1)

Lieu:

Le Trait, FR

Type de contrat: Employé

Lieu de travail: Hybride

Offshore/Onshore: Onshore

TechnipFMC a une mission : faire évoluer l’industrie de l’énergie. Notre ambition est de bâtir un avenir plus durable grâce à l’innovation constante et à notre culture collaborative mondiale – et nous voulons construire cet avenir avec vous. Vous rejoindrez une entreprise qui valorise la curiosité, l'expertise et les idées, et privilégie la diversité, l’inclusion et l’authenticité. Apportez votre énergie à notre équipe de plus 20 000 collaborateurs dans le monde, et ouvrez les portes à une carrière enrichissante, épanouissante et variée, qui vous mènera là où vous voulez aller.

Objectif de poste

Nous recherchons pour l’entité Flexi France, filiale du groupe TechnipFMC basée à Le Trait (76) à proximité de Rouen, un.e Assistant.e Administratif.ve Principal.e dans le cadre d’un CDI.

Description de poste

En tant qu'Assistant.e Administratif.ve Principal.e et sous la responsabilité du Responsable Département vous aurez comme principale mission d’assurer l’administration et le secrétariat du Responsable de service et des membres de son équipe et de coordonner et organiser les flux d’informations et logistiques au sein du service.

Communication :

• Être le point de contact du service vis-à-vis des services internes / externes

• Assurer la diffusion d’informations

• Aider à la préparation et/ou à la consolidation des informations sur les supports de présentation

Administration/ Gestion Documentaire :

• Assurer la gestion documentaire du service

• Mettre en forme des documents relatifs à l’activité du service dans le respect des règles en vigueur

• Mettre à jour, diffuser et classer des procédures, des instructions permanentes selon le système Qualité

• Tenir à jour les informations du service sur la plateforme intranet

• Collecter, établir et mettre à jour les indicateurs clés

• Assurer la mise à jour de tableaux de bord

Selon les règles de fonctionnement des services ; réaliser des missions de gestion administrative :

• Assurer la gestion des fournitures de bureau

• Faire la saisie d’activité budgétaire selon outil associé

• Organiser la logistique des réunions / évènements / séminaires / visites

• Organiser les missions extérieures et les voyages des membres du service

• Organiser la logistique concernant l’arrivée des nouveaux arrivants

• Mise à jour de fichiers, templates, liste de diffusion selon arrivées/départs

• Saisir les notes de frais du personnel selon les règles de fonctionnement du service

• Réaliser la saisie des absences dans le logiciel de GTA

• Saisir les demandes d’achat et les commandes (si délégation) dans l’ERP

• Suivre les réceptions (contrôle des délais) de produits ou des interventions ; effectuer les relances

• Réceptionner les commandes de prestations (annuelles ou ponctuelles) et/ou de fournitures sur validation de la hiérarchie

• Etablir la facturation (sur demande du chef de projet ou manager)

• Administrer des outils de gestion (système documentaire ou d’habilitation)

• Réaliser une préparation complète de documents (recueil d’info, préanalyse, production complète de présentation…)

• Assister le Responsable sur des projets relatifs aux spécificités du service

• Être un support à l’élaboration de procédures et instructions.

A propos de vous

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau Bac+2 à dominante administratif.
Avec une première expérience professionnelle significative.

Connaissances techniques : Gestion et suivi de dossier administratif, gestion documentaire.

Connaissances informatiques : Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power Point, Acrobat reader...) + ERP, Outil Gestion Documentaire.

Connaissances linguistiques : Anglais niveau intermédiaire.

Des compétences supplementaires

Savoir-être : Bon relationnel, organisation, rigueur, confidentialité, créativité, savoir gérer plusieurs projets simultanément

Prêt(e) pour ce nouveau challenge ? Alors, postulez !

Être un leader mondial dans le l’industrie de l'énergie nécessite un environnement inclusif et diversifié. TechnipFMC promeut la diversité, l'équité et l'inclusion en garantissant l'égalité des chances à tous les âges, ethnies, religions, orientations sexuelles, expressions de genre, handicaps ou toute autre pluralité. Nous célébrons qui vous êtes et ce que vous apportez. Chaque voix compte et nous vous encourageons à contribuer à notre culture.

L’entreprise TechnipFMC respecte les droits et la dignité de ceux avec lesquels elle travaille et promeut l’adhésion aux principes des droits de l’homme internationalement reconnus auprès de tous les acteurs de sa chaîne de valeur.

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Date de publication: 24 août 2024

Numéro de la demande: 7020

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