Assistant.e de direction bilingue

Finalité du poste

Rattaché.e au Directeur Général, votre mission sera de :

• Assurer l’administration et le secrétariat du Directeur Général et d’autres directeurs/directrices (DRH, DAF et Manufacturing)

• Coordonner et organiser les flux d’informations, logistiques pour les départements de son périmètre : gestion des commandes, facturation, notes de frais, support à l’élaboration de procédures et instructions

Détails des missions

Vos missions principales consisteront à :

• Organiser la logistique des réunions / évènements / séminaires / visites

• Organiser les missions extérieures et les voyages des directeurs/directrices

• Accueillir les visiteurs dans le cadre de l’organisation d’événements significatifs

• Être le point de contact vis-à-vis des services internes / externes (appels téléphoniques, courriers, prise en charge, émission et suivi des demandes de tout ordre…).

• Assurer la diffusion d’informations

• Aider à la préparation et/ou à la consolidation des informations sur les supports de présentation (recueil d’informations, préanalyse, voire production complète de présentations…)

• Gérer la documentation des départements

• Suivre le processus de signatures

• Mettre en forme des documents relatifs à l’activité du service dans le respect des règles en vigueur (procédures, rapports, instructions permanentes, compte rendus, mémo…)

• Mettre à jour, diffuser et classer des procédures, des instructions permanentes selon le système Qualité 

• Tenir à jour les informations sur la plateforme intranet

• Collecter, établir et mettre à jour les indicateurs clés

• Assurer la mise à jour de tableaux de bord

Et d’autres missions pourront être confiées en fonction de l’activités des Départements

A propos de vous

Titulaire d'u diplôme de niveau Bac+2 à dominante gestion administrative/ secrétariat de direction

5 ans d’expérience sur fonction similaire

Connaissances techniques : gestion et suivi de dossier administratif, gestion documentaire, organisation événementielle, gestion de projets

Connaissances informatiques : Maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Acrobat reader...) + ERP, Outil Gestion Documentaire

Connaissances linguistiques :  Anglais courant, Portugais apprécié  

Savoir être : excellent relationnel, confidentialité, discrétion, rigueur, disponibilité, capacité d’adaptation savoir gérer des dossiers simultanément et dans des délais restreints.